CAS CLIENT · GROUPE SOFILEC · BTP

Plusieurs centaines de virements bancaires par jour, chacun couvrant plusieurs factures, sur quatre filiales du groupe. Le rapprochement et le lettrage se faisaient à la main, ligne par ligne, dans Sage100. Voilà ce qu'Iatch a transformé chez Sofilec en deux mois.

Comment le groupe Sofilec a automatisé sa comptabilité dans Sage100

LE PROJET EN BREF

Le contexte

Le groupe Sofilec est un acteur majeur du BTP en région Sud. Quatre entités opérationnelles : Occiloc et Apex pour la location, LOC+ pour le matériel de chantier, Covetech pour les contrôles techniques. Chaque entité a sa propre comptabilité, ses propres virements bancaires, ses propres règles de gestion fournisseur.

Côté comptabilité fournisseur, le quotidien était dense. Plusieurs centaines de virements bancaires par jour, des virements multi-factures qui couvrent 5, 10, 20 lignes en une seule opération, et des libellés bancaires qui varient selon les enseignes. L'équipe comptable passait l'essentiel de ses journées à pointer manuellement les écritures bancaires et les factures dans Sage100 : retrouver le bon montant, le bon numéro de pièce, le bon libellé.

Multiplié par quatre entités en parallèle, c'était une charge mentale et opérationnelle qui empêchait l'équipe de faire son vrai métier : analyser, conseiller, anticiper.

Pourquoi changer d'outil n'était pas une option

Trois contraintes posées dès le départ :

• Sage100 est l'outil de référence comptable depuis des années pour les quatre entités. Pas question de changer d'ERP.
• Sofilec gère ses propres serveurs. Aucune donnée bancaire ou comptable ne devait sortir de l'environnement interne.
• Brice et l'équipe comptable connaissent les règles métier. Le système devait s'appuyer sur leur expertise, pas la remplacer.

Le pari : automatiser le rapprochement bancaire et le lettrage sans changer d'outil, sans externaliser de données comptables, et en gardant l'humain dans la boucle pour les cas ambigus.

La solution déployée en 2 mois

Architecture en pipeline : récupérer les virements bancaires et les factures émises directement dans Sage100 via SQL pour chaque filiale, essayer de lettrer chaque virement avec une ou plusieurs factures selon une cascade de règles métier, calculer un score de lettrage, publier le résultat dans une liste SharePoint pour validation humaine, et regénérer toutes les 30 minutes un CSV de réimport dans Sage100.

Côté stack :

• n8n comme orchestrateur, installé sur les serveurs Sofilec. Le flux ne sort jamais.
• Microsoft SQL en connexion directe avec Sage100 pour récupérer virements et factures, par tenant.
• SharePoint via Microsoft Graph API comme interface de validation pour l'équipe comptable. Les rapprochements proposés s'affichent dans une liste SharePoint dédiée.
• Pas d'IA générative dans la boucle. Pure logique de règles JavaScript dans n8n. C'était un choix volontaire : sur ce type de workflow comptable strict, des règles métier explicites sont plus fiables et plus auditables qu'un LLM.

Une logique de matching en cascade

Pour chaque virement bancaire, le système tente le rapprochement dans cet ordre :

1. Matching 1-pour-1 référence + montant — la référence client extraite du libellé du virement matche une seule facture, et le montant correspond. Lettrage parfait, score maximum.
2. Matching 1-pour-N référence + montant — la référence matche plusieurs factures et la somme correspond. Lettrage groupé.
3. Matching par groupe de tiers — si la référence ne matche pas une facture mais un code tiers de groupe, on tente en 1-pour-1 puis 1-pour-N sur les factures du groupe.
4. Rattrapage par montant seul — dernier recours, score plus bas, validation humaine systématique.
5. Échec — log avec un code d'échec spécifique, traitement manuel par le métier.

Chaque résultat est envoyé dans SharePoint avec son score de lettrage. L'équipe comptable valide les cas évidents en un clic et arbitre les cas ambigus depuis la même interface. Aucun changement de workflow pour eux.

Une architecture multi-tenant

Le pipeline a été conçu dès le départ pour gérer les quatre filiales dans un seul flux. Un système de routing aiguille chaque ligne vers les bonnes requêtes SQL selon l'entité (Occiloc, Covetech, Apex, LOC+). La logique métier reste partagée mais les sources de données restent cloisonnées.

Le casse-tête classique pendant la construction : un correctif qui marche sur Occiloc peut casser Apex parce que les libellés bancaires sont formatés différemment. Chaque évolution est testée sur les quatre branches avant déploiement.

2 mois, en co-construction

Le projet s'est déroulé en deux temps. D'abord, plusieurs semaines de co-construction avec Brice, responsable de la comptabilité fournisseur. Pas de système développé en chambre : Iatch a passé du temps avec lui pour comprendre les règles de matching, les cas particuliers, les libellés bancaires de chaque banque.

Ensuite, plusieurs semaines de déploiement et de tests en conditions réelles sur les quatre filiales. L'équipe IT de Sofilec a pris le relais pour la partie infrastructure (machines virtuelles, accès Sage100, droits SharePoint). Les premiers cycles ont été supervisés à 100 % par l'équipe comptable, puis progressivement automatisés au fur et à mesure que le système gagnait en fiabilité.

Aujourd'hui, le système tourne en continu. L'équipe comptable valide les rapprochements proposés depuis SharePoint, et les écritures lettrées sont remontées automatiquement dans Sage100. Brice et son équipe n'ont jamais à quitter leurs outils habituels.

Résultats

• +130 heures économisées chaque mois sur l'ensemble du processus de rapprochement et de lettrage.
• Quatre filiales gérées en parallèle par un seul pipeline automatisé.
• Aucun changement d'outil : Brice et l'équipe travaillent toujours dans Sage100 et SharePoint.
• Aucune donnée bancaire ne quitte l'environnement Sofilec : stack 100 % hébergée chez eux.
• Co-construction avec l'équipe métier : les règles ont été définies avec Brice, pas imposées de l'extérieur.

Questions fréquentes

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